一、接待前：准备工作

1、商务接待、商务陪同的目的

了解本次商务接待、商务陪同的目的。这个目的有可能是来企业参观考察、与某个部门交流座谈、陪同去其他企业学习、陪同至当地特色风景名胜游览等，这是你要首先了解清楚的。

2、接待标准、接待计划

根据来访或陪同的目的，明确接待的标准，并根据标准拟定接待计划。

不同来访或陪同人员有不同的接待标准和规格，要提前通知的人员、准备的物资预算也都是不同的。这个标准不能靠自己瞎猜，是要请示相关领导的。明确了标准之后就可以拟定接待接待计划了，具体考虑到下面这些点。

3、人员

首先要确定的是人数。

如果方便的话把姓名、职务、性别、年龄段等信息弄得越清楚越好，越显得你的专业，这就需要接待前做好功课。尤其是涉及到安排住宿的时候职务、性别、年龄段等要素就显得更为重要。

4、时间

明确「出发日期、时间」「逗留时间」以及「返程日期、时间」。

这点应该很好理解，有了明确的时间点方便为自己安排时间进行接待和陪同的准备。有些小细节包括工作日早一点的时间交通拥堵、周末晚一点的时间交通拥堵、某些城市特定日期限号等等。

5、交通

明确交通工具，可能是飞机、动车、商务车。

不同交通工具有不同的注意事项。

比如飞机和动车等公共交通工具涉及到提醒携带身份证、座位特殊需求、前往机场或动车站的接送、行李托运和跟踪、如出现晚点的餐饮安排和行程重新计划等「欢迎补充……」

比如商务车需要提前明确具体目的地、集合地点、出发城市和到达城市是否有限号、交通拥堵情况、车程时间、路途遥远是否需要准备点心、车辆提前清洗保持整洁、提前与司机沟通做好开门、递水、搬行李等服务工作等

6、食宿

是否需要早餐、午餐、晚餐？

路途中是否需要零食、点心？「矿泉水、水果、酸奶、面包、干果、零食等都时不错的选择，水果最好提前洗净切好，并备上垃圾袋」

是否过夜需要安排酒店？「酒店可以考虑准备鲜花、水果、卡片、特色礼品」

对酒店是否有特殊要求？「楼层、海景江景、距离电梯距离等喜好……这个不适合直接问，但是可以向以前接待过的同事请教或者自己暗中观察」

7、细化流程，准备Plan B

细化参观、出行等接待种类的流程，这方面既要提前准备预设可能出现的突发状况，也考验临场发挥。

8、财物

现金是否准备充足？

是否需要充电宝？

天气如何，是否需要准备雨具？ 等等…..

二、接待中：服务工作

1、提前告知

养成提前告知的习惯。试想一下如果你是一名客人，接待你的人已经安排好了一切行程、交通，但是在出发前5分钟才告知你今天要前往的地点改变了，司机已经在楼下等你，并且与你会面的人刚刚坐电梯上来接你，你是不是会手忙脚乱到原地爆炸！

所以无论是到达指定地点之前、准备陪同出行前，不妨提前细心地告知一下，让来访人和接待人都更加游刃有余。

2、参观考察

做好相关接待的准备工作，参照第一部分。

路途中简单向来访者介绍参观的流程，可以提前做好功课，和来访者谈论天气、住宿、特色地方食物、当地民俗等等。

避免尬聊，如果真的没话说，可以告知让来访者稍适休息，体现贴心。